Sistema de inventarios

SISTEMA DE INVENTARIOS

Según DÍAZ, Hernando (2011) existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios: Sistema periódico o analítico o sistema permanente o perpetuo.

1.      SITEMA PERIODICO: 

Conocido también como juego de inventarios, se recomienda para empresas como supermercados, ferreterías, farmacias, tiendas de abarrotes y otros negocios en los cuales el volumen de ventas de productos cuyos precios unitarios relativamente bajos es muy grande cada día, lo que dificulta la consulta del valor de costos de estos bienes.

En estas empresas cuyos productos son de alta circulación, en el momento de la venta solo se registra el valor de la venta y se espera hasta el final del ejercicio para la determinación del costo de las ventas, mediante la toma física de un inventario final.

Para la determinación del costo de ventas se requiere conocer los siguientes elementos:

a. El valor de las existencias de las mercancías al inicio del ejercicio o inventario inicial.

b. El valor de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (compras netas)

c. El valor de las existencias de mercancías no vendidas que aún se tienen en existencia al finalizar el ejercicio es decir el inventario final.

Al procedimiento anterior se conoce como juego de inventarios, fórmula aplicada para el cálculo del costo de la mercancía vendida:

La dinámica de las cuentas para el registro de compras y devolución en compras es el siguiente:

Ejemplo No.1: La empresa didáctica compra $720.000 de mercancías de contado

Código	Cuenta	Debe	Haber
620501	Compra de mercancías	$720.000
110505	Caja general		$720.000

Ejemplo No.2: De la compra anterior se realiza devolución de mercancías por valor de $50.000

Código	Cuenta	Debe	Haber
6225	Devolución en compra		$50.000
110505	Caja general	$50.000

Observe de los ejemplos anteriores, en la compra se debita porque es un aumento de mercancías y en la devolución en compras se acredita porque la mercancía de la empresa disminuye.

VENTAJAS DEL SISTEMA PERIODICO:

• Su operación puede ser menos costosa para la empresa.

• Es más aplicada a empresas que tienen volúmenes altos de mercancías.

DESVENTAJAS DEL SISTEMA PERIODICO:

• No es posible conocer el valor del inventario final de la mercancía, porque no se tiene asignada ninguna cuenta que controle el valor de las existencias.
• Para determinar el valor del inventario final, es necesario tomar un inventario físico y valorarlo.
• No se pueden determinarse los robos, errores o extravíos en el manejo de las mercancías, porque no existe una cuenta que las controle.
• Por desconocer el valor del inventario final antes del conteo físico, no puede conocerse el valor del costo de ventas ni la utilidad bruta.

2.      SISTEMA PERMANENTE: 

Este método es utilizado por aquellas empresas que venden mercancías con precios relativamente altos, entre ellos almacenes de prendas de vestir, materiales de construcción, insumos y maquinaria agrícola, etc.

En este sistema no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y se venden mediante el uso de tarjetas auxiliares.

Estas tarjetas son conocidas como kárdex.

Esta permite conocer tanto el número de artículos en existencia como su costo, pues se dispone de una cuenta que controla las mercancías, así como las tarjetas que facilitan cotejar los datos obtenidos en la contabilidad.

El sistema de inventarios permanente suministra todas las cifras para conocer el final del periodo contable los resultados económicos generados por las ventas, el costo en que se incurrió para efectuarlas y el inventario final disponible.

VENTAJAS DEL SISTEMA PERMANENTE: 

• En cualquier momento se conoce la existencia real de las mercancías, sin tener que recurrir a un conteo físico.
• Cada vez que se registra una venta se conoce inmediatamente su costo.
• Permite llevar un orden de los productos clasificándolos por familias, grupos y subgrupos.
• Establece diversos métodos de valuación de mercancías, entre ellos: método de promedio ponderado, UEPS (últimas en entrar, primeras en salir) PEPS (primeras en entrar primeras en salir), retail y método de identificación específica.